Nelerdir, nasıl ve ne kadar saklanmalıdır, hangi şartlarda paylaşılabilir?
Yazan: Dr. İsmail Hakkı Serin
Tarih: 21/09/2022
Çalışan sağlığını korumak için hekimler mesleki ilgilerinin önemli bir kısmını “sağlık gözetimi” için kullanmaktadır. İşyerinde çalışan sağlığının korunması amacıyla yürütülen bu faaliyetler hem sorumlulukların eksiksiz ve zamanında yerine getirildiğine dair tarihe not düşmek hem de sonrasında ortaya çıkabilecek bir sağlık sorunlarının doğru değerlendirilebilmesi için gereklidir. Ancak bu çalışmalar bir dokümantasyon sorumluluğu ve özenini de beraberinde getirmektedir.
Çalışan sağlığını korumak için iş yeri hekimleri rehberliğinde işveren tarafından yürütülen faaliyetler esnasında pek çok sağlık bilgisi kayıt altına alınmaktadır. Çalışanın sağlık bilgilerini içeren her kayıt kişisel sağlık kayıtları arasında kabul edilmelidir. Sağlık kaydı olarak kabul edilmesi gereken belgelerden ilk kala gelenler; mevzuatta şekli ve hazırlanma esasları detaylı olarak belirlenen “işe giriş ve periyodik muayene belgesi”, işyerinde yürütülen muayene hizmetlerinin kayıt altına alındığı tabip muayene defteri ve yapılan tetkikler olmaktadır. Ancak hangi belgelerin sağlık kaydı olduğu ile ilgili bir tanım yapmak kolay değildir, çalışanın sahip olduğu sağlık sorunu nedeniyle çalışma şartlarında kısıtlama kararı içeren bir uzman görüşünün de sağlık kayıtları arasında olabileceği unutulmamalıdır. Bu belgeler çalışanla ilgili sağlık gözetiminin bir parçası olan tetkikler de olabilir.
Çalışanın sağlığı ile ilgili bilgi veren her işlem sağlık tetkikidir. Kolayca ölçülebilen; ateş, kan grubu, boy, kilo, tansiyon gibi tetkikler ile kamu otoritesinin “İşe Giriş ve Periyodik Muayene Belgesi” ve “Çalışanların Sağlık Gözetimine Yönelik Tıbbi Tetkiklerin Usul Ve Esasları Hakkında Yönetmelik” kapsamında laboratuvar tarafından yapılan tetkikler arasında önem farkı yoktur. İhtiyaç duyulan tetkikler; kişinin sağlık durumuna, yaptığı işin ve çalışma ortamının özelliğine göre işyeri hekimi tarafından belirlendiği için tetkiklerin talebi dahi kişiye özel bilgi anlamına gelmektedir.
Sağlık gözetimi kapsamında talep edilen ve ulaşılan her bilginin sağlık kaydının bir parçası olduğu unutulmamalıdır.
Çalışanların işyerindeki kişisel sağlık dosyalarının gizlilik ilkesine uyularak saklanması gerektiği “İş Sağlığı Ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliğinde” açıkça belirtilmiştir. Sağlık bilgilerinin kişisel veri olduğu göz önünde bulundurulduğunda, 6698 sayılı “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu” sorumluluklarının da geçerli olduğu görülmektedir. Yukarıda sözü edilen mevzuatlar değerlendirildiğinde söz konusu kayıtların işyerinde veya Ortak Sağlık Güvenlik Birimlerinde gizliliğe azami özen gösterilerek muhafaza edilmesi gerektiği anlaşılmaktadır.
Sağlık dosyasının çalışanın işten ayrılma tarihinden itibaren en az 15 yıl süreyle işveren tarafından saklanması “İş Sağlığı Ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliğinde” belirtilmiştir. Asbest veya biyolojik ajanlarla çalışılan işyerlerinde bu sürenin 40 yıla kadar uzayabileceği ilgili yönetmeliklerde belirtilmiştir. İşyerinin kapanması halinde kayıtlar Sosyal Güvenlik Kurumu İl Müdürlüğüne teslim edilmelidir. Yapılan bu düzenlemeler sağlık kayıtları ile ilgili sorumluluğun çalışanın işten ayrılması sonrasında dahi devam ettiğini göstermektedir.
Çalışan sağlık kayıtları, talep edilmesi halinde her türlü adli makamla paylaşılabilir. Bu paylaşım esnasında da azami gizliliğin korunmasına devam edilmelidir. Çalışanın işten ayrılmasından sonra kayıtlar eğer talep ederse yeni işyeri ile paylaşılabilir. “İş Sağlığı Ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği ”’ne göre; çalışan işyerinden ayrılarak başka bir işyerinde çalışmaya başlaması halinde, yeni işveren çalışanın kişisel sağlık dosyasını yazılı olarak talep ederse, önceki işveren dosyanın bir örneğini onaylayarak bir ay içerisinde göndermelidir. Ancak bu halde dahi gerekli özen ve gizlilik korunmalıdır.
Sonuç olarak; ne tür belgelerin sağlık kaydı olduğu, hangi şartlarda, ne kadar süre ile saklanması gerektiği ve bu belgelerin kimlerle paylaşılabileceği ile ilgili zaman zaman tereddütler yaşansa da yapılan iş ile çalışan sağlığı arasındaki ilişkinin doğru değerlendirilebilmesi için bu kayıtların önemi tartışılmazdır. Çalışanın sağlığı ile ilgili bilgi içeren her türlü belge bu kapsamda değerlendirilmeli ve gerekli özen gösterilmelidir.